IT paslaugų teikėjo keitimas – įprastas verslo sprendimas. Rizika slypi ne pačiame keitime, o perdavime, kai slaptažodžiai, licencijos ar atsarginės kopijos lieka senajai įmonei. Štai ką reikia pasiimti prieš pranešant apie sutarties nutraukimą.
1. Įsitikinkite, kad svarbiausia priklauso jums
Jūsų domeno vardas, Microsoft 365 ar Google Workspace aplinka ir programinės įrangos licencijos turi būti registruotos jūsų įmonės vardu. Patikrinkite, kas nurodytas savininku pas domeno registratorių ir Microsoft 365 administravimo centre. Jei tai teikėjas, pirmiausia paprašykite jas perduoti jums.
2. Administratoriaus paskyros ir slaptažodžiai
Paprašykite viso administratoriaus paskyrų sąrašo: Microsoft 365, serveris, užkarda ir maršrutizatorius, Wi-Fi, NAS, atsarginių kopijų programa, svetainės talpinimas ir DNS. Gavę juos, pakeiskite visus slaptažodžius ir pašalinkite senojo teikėjo paskyras. Bendri prisijungimai, kurių savininko niekas negali įvardyti, yra saugumo rizika.
3. Jūsų tinklo dokumentacija
Geras teikėjas veda jūsų sistemos aprašą: kokius įrenginius ir serverius turite, IP adresai, VPN ryšiai tarp biurų, bendri diskai ir kas prie ko turi prieigą. Paprašykite jo raštu. Jei jo nėra, tai irgi kai ką sako.
4. Licencijos ir prenumeratos
Gaukite visų licencijų ir prenumeratų sąrašą: kas tai, kiek naudotojų, atnaujinimo data ir kam išrašoma sąskaita. Antivirusinė programa, pašto apsauga ir atsarginės kopijos dažnai perkamos per teikėją; įsitikinkite, kad jas galima perkelti ar pakeisti be pertraukos apsaugoje.
5. Atsarginės kopijos – ir įrodymas, kad jos veikia
Sužinokite, kur saugomos jūsų atsarginės kopijos, kaip dažnai jos daromos ir kada buvo paskutinė sėkminga. Prieš pereidami atkurkite kelis failus bandymui. Atsarginė kopija, iš kurios niekada nebuvo atkurta, yra viltis, o ne atsarginė kopija.
6. Perskaitykite sutartį
Patikrinkite įspėjimo terminą, galimus išėjimo mokesčius ir ką teikėjas privalo padaryti pasibaigus sutarčiai: grąžinti jūsų duomenis, perduoti dokumentaciją, ištrinti kopijas. Jei sutartyje apie tai nieko nėra, susitarkite raštu prieš pranešdami apie nutraukimą.
7. Perdavimą įforminkite raštu
Viską, dėl ko susitarėte telefonu, patvirtinkite el. laišku. Trumpas perdavimo dokumentas, kuriame nurodyta, kas ir kada perduota, apsaugo abi puses.
Galime tai padaryti už jus
Kai perimame IT priežiūrą, šį sąrašą peržiūrime su jūsų dabartiniu teikėju, kad jums patiems nereikėtų vaikytis slaptažodžių ir dokumentų.
Papasakokite apie savo sistemą ir atsiųsime rašytinį pasiūlymą.